Verhaltenskodex

Wir wollen richtig handeln – Unser Hinweisgebersystem

Wir streben danach, Transparenz und höchste Standards der Unternehmensethik zu wahren. Ein Hinweisgebersystem erlaubt es, mutmaßliches Fehlverhalten zu melden, dass sich auf Personen, unsere Organisation, die Gesellschaft oder die Umwelt auswirkt. Ein Hinweisgebersystem verringert die Wahrscheinlichkeit von Fehlverhalten und zeigt unser Engagement für ethische Unternehmensführung. Sie brauchen keinen Beweis für Ihren Verdacht, jedoch sollten Meldungen in gutem Glauben gemacht werden.

Sie können Ihre Bedenken anonym äußern, indem Sie unseren Meldekanal nutzen, der durch eine Drittpartei gemanagt wird.

Der Meldekanal ermöglicht anonyme Meldungen und anonyme Kommunikation: https://report.whistleb.com/de/eos

Der anonyme Meldeweg wird von einem externen Partner, Whistleblowing Centre, zur Verfügung gestellt, um die Anonymität zu wahren. Das anonyme Meldeverfahren ist verschlüsselt und passwortgeschützt.

Alle Meldungen werden vertrauensvoll verarbeitet.

1. Einführung

Ziel dieses Leitfadens ist es, sicherzustellen, dass alle Subunternehmer, Lieferanten und jegliche Unternehmen der gesamten EOS Group-Lieferkette gemeinsam ethische Grundsätze einhalten.

Der Verhaltenskodex veranschaulicht die Werte, nach denen EOS weltweit handelt.

Der Kodex gilt für alle Unternehmen und deren Mitarbeiter, die in die Lieferkette der EOS Group eingebunden sind.

Die Einhaltung dieses Leitfadens ist unbedingt erforderlich.

Mit der Unterzeichnung dieses Verhaltenskodex teilt der Lieferant mit, dass er seine eigene Lieferkette kennt und sich zu den Grundsätzen des Verhaltenskodexes bekennt.

2. GESETZESKONFORMITÄT

2.1 Ethisches Verhalten

• EOS hält sich bei deren Geschäftstätigkeiten an alle geltenden Gesetze, Vorschriften und Umgangsformen. EOS akzeptiert keine illegalen Handlungen und erwartet auch von seinen Lieferanten, dass sie ihre Geschäftstätigkeiten gemäß der geltenden lokalen Gesetzgebung führen.
• Bei allen Geschäftstätigkeiten sollte sich der Lieferant zu ethischem Verhalten und der Achtung der Menschenrechte im Sinne der Allgemeinen Erklärung der Menschenrechte der Vereinten Nationen verpflichten.
• Der Lieferant ist verpflichtet, sich an den Vorschriften zu orientieren und die erforderlichen Maßnahmen zu ergreifen. Der Lieferant hat außerdem dafür zu sorgen, dass deren Zulieferer und Subunternehmer wie vorgeschrieben handeln. Gegebenenfalls muss der Lieferant nachweisen können, wie er die Einhaltung des Verhaltenskodex bei seinen Subunternehmern sicherstellt.

2.2 Korrupte Methoden

• EOS erwartet von seinen Lieferanten, dass sie gegenüber Bestechungen und Korruption keine Toleranz zeigen. Der Lieferant darf sich auf keinerlei Form von Bestechung oder Schmiergeldzahlungen einlassen oder EOS-Mitarbeitern oder deren Familienangehörigen sowie Freunden anderweitig einen Anreiz bieten, um Aufträge zu erhalten oder zu behalten.
• Angemessene geschäftliche Zuwendungen, einschließlich Geschenken (bis 100 €) und Bewirtung (z.B. Unterhaltung, Geschäftsessen und kleine Geschenke) sind zulässig, sofern sie im Einklang mit den geltenden Gesetzen erfolgen.

3. ARBEITS- UND MENSCHENRECHTE

3.1 Arbeitsschutz

• EOS respektiert und fördert die Menschenrechte, wie sie in der Allgemeinen Erklärung der Menschenrechte der Vereinten Nationen definiert sind.
• Der Lieferant darf unter keinen Umständen Kinder- oder Zwangsarbeit einsetzen oder Verträge mit Subunternehmern oder Lieferanten abschließen, die an einer Stelle der Lieferkette solche Arbeitskräfte einsetzen.
• EOS schätzt Vielfalt und fördert eine faire und gleichberechtigte Behandlung in jeder Hinsicht im Bereich der Lieferanten. EOS akzeptiert außerdem keinerlei Belästigung oder Diskriminierung seitens der Lieferanten.

3.2 Gesundheit und Sicherheit

• Der Lieferant muss mit seinen Mitarbeitern ein sicheres und gesundes Arbeitsumfeld, in Übereinstimmung mit allen geltenden lokalen Gesetzen und Vorschriften, bieten.

3.3 Umwelt

• Der Lieferant unternimmt alle angemessenen Anstrengungen, um die Umwelt zu schützen und die Umweltbelastung seiner Tätigkeiten und Produkte so gering wie möglich zu halten.
• Der Lieferant muss alle erforderlichen Umweltgenehmigungen und –lizenzen sowie die Anforderungen von EOS für den eigenen Betriebsablauf einholen, aufrechterhalten und einhalten.

4. ÜBERWACHUNG UND UMSETZUNG DES KODEXES

4.1 Überwachung des Verhaltenskodex

• Der Lieferant muss seine Übereinstimmung mit dem Verhaltenskodex regelmäßig kontrollieren.
• Auf Anfrage gewährt der Lieferant EOS Zugang zu allen relevanten Informationen und Dokumenten, die erforderlich sind, um die Einhaltung des Verhaltenskodex durch den Lieferanten zu überprüfen.
• Hat der Lieferant nach angemessener Einschätzung von EOS wesentlich gegen den Verhaltenskodex verstoßen, ist EOS berechtigt, die Geschäftsbeziehung mit sofortiger Wirkung zu beenden.
• Wenn der Lieferant ernsthafte Zweifel hat, dass etwas mit dem Verhaltenskodex nicht übereinstimmt, sollte er die entsprechende Kontaktperson bei EOS umgehend informieren.

4.2 Umsetzung

Die Umsetzung dieses Kodexes basiert auf dem kompromisslosen Beispiel der Geschäftsleitung und aller Führungskräfte der EOS Group.

Die Nichteinhaltung dieses Kodexes schwächt die Marken von EOS und das Vertrauen in der EOS Group und kann zu erheblichen geschäftlichen oder persönlichen Risiken führen. Jeder Mitarbeiter ist verpflichtet, bei Bedarf um Hilfe zu bitten und mutmaßliche oder festgestellte Verstöße unverzüglich zu melden. Bedenken oder Verstöße müssen über den vertraulichen Meldeweg von EOS https://report.whistleb.com/de/eos gemeldet werden, und erforderlichenfalls ist bei der gesamten Untersuchung des vermuteten Fehlverhaltens Hilfe zu leisten. Das Leitprinzip der EOS Group besteht darin, ethisch nicht vertretbares oder rechtswidriges Verhalten so schnell wie möglich nach dessen Offenlegung zu unterbinden und dagegen vorzugehen.

Alle Meldungen sind im Rahmen der geltenden Rechtsvorschriften und unter Berücksichtigung der Untersuchungspflicht des Konzerns vertraulich zu behandeln. Die Identität des Meldenden wird ebenfalls vertraulich behandelt. Die Mitarbeiter sind verpflichtet, Ihnen bekannt gewordene Ermittlungen oder damit zusammenhängende Angelegenheiten vertraulich zu behandeln.

4.3 Öffentlichkeitsarbeit

• Soweit nicht anders vereinbart, ist der Lieferant nicht berechtigt ohne schriftliche Zustimmung von EOS mit der Zusammenarbeit mit EOS zu werben und Markenzeichen von EOS zu verwenden.
• Bei Rückfragen wenden Sie sich bitte an Frank Bildat, Leitung Einkauf (frank.bildat@eos-sauna.de).

5. GELTUNGSBEREICH

• Der Lieferant bestätigt, dass er und deren Zulieferer, Subunternehmer und eventuelle andere Partner die Grundsätze dieses Verhaltenskodex einhalten werden.
• Bei der Vereinbarung einer Zusammenarbeit mit den Unternehmen der EOS Group muss der Lieferant sicherstellen, dass seine Lieferanten, Subunternehmer und andere Partner die Grundsätze des Verhaltenskodex einhalten.

EOS Verhaltenskodex

Whistleblowing-Richtlinien

1. Einführung – Was ist Whistleblowing und warum ist es so wichtig?

Unsere Organisation ist bestrebt, Transparenz und die höchsten Standards für Unternehmensethik zu erreichen. Unser Whistleblowing-Dienst bietet die Möglichkeit, dem Unternehmen bzw. der Organisation Verdachtsfälle von Fehlverhalten vertraulich zu melden. Er stellt ein wichtiges Tool dar, das Risiken reduziert und das Vertrauen in unsere Organisation aufrechterhält, indem es uns ermöglicht, potenzielles Fehlverhalten frühzeitig zu erkennen und entsprechend zu handeln. Meldungen können offen oder anonym gesendet werden.

2. Wann sollte man etwas melden?

Der Whistleblowing-Dienst kann dazu genutzt werden, um uns über ernsthafte Risiken für Personen, unser Unternehmen/unsere Organisation, die Gesellschaft oder die Umwelt zu alarmieren.

Angelegenheiten, die gemeldet werden sollten, umfassen u. a. Straftaten, Unregelmäßigkeiten und Verstöße oder andere Handlungen, die gegen EU- oder nationales Recht verstoßen, die im Zusammenhang mit der Arbeit stehen. Beispiele hierfür sind:

• Korruption und finanzielle Unregelmäßigkeiten z. B. Bestechung, unlauterer Wettbewerb, Geldwäsche, Betrug, Interessenkonflikte
• Verstöße gegen Gesundheits- oder Sicherheitsvorkehrungen z. B. Arbeitsschutzvorschriften, Produktsicherheit, schwerwiegende Diskriminierung und Belästigungen, die gegen Gesetze verstoßen
• Verstöße gegen Umweltschutzmaßnahmen; z. B. illegale Beseitigung von Sonderabfall
• Verletzung der Privatsphäre z. B.missbräuchliche Verwendung von personenbezogenen Daten

Bei Angelegenheiten, die beispielsweise die Unzufriedenheit am Arbeitsplatz oder vergleichbare Themen betreffen, werden die Beschäftigten gebeten, sich an ihre Vorgesetzten zu wenden, da Angelegenheiten dieser Art nicht im Rahmen des Whistleblowings untersucht werden können.

Eine hinweisgebende Person braucht keine stichhaltigen Beweise, um einen Verdacht zu melden. Absichtlich gemachte böswillige oder falsche Meldungen sind jedoch verboten. Der Missbrauch des Whistleblowing-Dienstes stellt ein schwerwiegendes Disziplinarvergehen dar.

3. Wie kann man etwas melden?

Zum Melden von Bedenken gibt es verschiedene Möglichkeiten:

• Alternative 1: Wenden Sie sich an einen Vorgesetzten innerhalb unserer Organisation.  
• Alternative 2: Anonyme oder vertrauliche Meldung an das Whistleblowing-Team über den Meldekanal für hinweisgebende Personen: report.whistleb.com/de/eos

Alle eingehenden Nachrichten werden vertraulich behandelt. Der Whistleblowing-Kanal wird von WhistleB, einem externen Dienstleistungsunternehmen, verwaltet. Alle Nachrichten werden verschlüsselt. Um die Anonymität der Person, die die Nachricht absendet, sicherzustellen, löscht WhistleB alle Metadaten, einschließlich der IP-Adressen. Auch im anschließenden Dialog mit der Person, die die Nachricht erhält, bleibt die Person, die die Nachricht gesendet hat anonym.

4. Der Untersuchungsprozess

Das Whistleblowing-Team

Der Zugang zu Nachrichten, die über unseren Whistleblowing-Kanal empfangen werden, ist auf die ausgewählten Personen beschränkt, die zur Bearbeitung von Whistleblowing-Fällen berechtigt sind. Ihre Arbeitsschritte werden protokolliert und die Meldungen vertraulich behandelt. Bei Bedarf können nach Zustimmung der hinweisgebenden Person, falls deren Identität offenbart wird, Personen hinzugezogen werden, die die Untersuchung mit ihren Fachkenntnissen unterstützen. Diesen Personen können dann auf relevante Daten zugreifen, wobei sie auch zur Wahrung der Vertraulichkeit verpflichtet sind.

Empfangen von Meldungen

Nach dem Eingang einer Meldung entscheidet das Whistleblowing-Team, ob es die Meldung akzeptiert oder ablehnt. Wenn die Meldung akzeptiert wird, werden entsprechende Untersuchungsmaßnahmen ergriffen (siehe nächste Überschrift Untersuchung).

Die hinweisgebende Person erhält innerhalb von 7 Tagen eine Empfangsbestätigung für ihre Meldung.

Das Whistleblowing-Team kann eine Meldung nicht untersuchen, wenn:

• das vermeintliche Verhalten gemäß dieser Whistleblowing-Richtlinien nicht meldepflichtig ist,
• die Meldung nicht in gutem Glauben oder in böswilliger Absicht erfolgt ist,
• nicht genügend Informationen für eine weitere Untersuchung vorliegen
• oder das gemeldete Problem bereits gelöst wurde.

Wenn eine Meldung Angelegenheiten enthält, die nicht unter diese Whistleblowing-Richtlinien fallen, sollte das Whistleblowing-Team der Person, die die Nachricht gesendet hat, angemessene Anweisungen geben, wie mit diesen Angelegenheiten verfahren werden sollte.

Das Whistleblowing-Team sendet innerhalb von 3 Monaten ab dem Datum des Erhalts der Meldung eine angemessene Rückmeldung.

Untersuchung

Alle Meldungen werden ernst genommen und gemäß diesen Whistleblowing-Richtlinien bearbeitet. 

• Mitglieder des Whistleblowing-Teams oder Personen, die am Untersuchungsprozess beteiligt sind, werden nicht versuchen, die Identität der hinweisgebenden Person herauszufinden.
• Das Whistleblowing-Team kann bei Bedarf weiterführende Fragen über den anonymen Meldekanal stellen.
• Meldungen werden nicht von Personen untersucht, die in den Fall mutmaßlichen Fehlverhaltens verwickelt sein könnten oder damit im Zusammenhang stehen.
• Das Whistleblowing-Nachrichten werden von allen beteiligten Parteien vertraulich behandelt.
• Externe Fachleute oder Fachleute aus dem Unternehmen können ggf. in der Untersuchung hinzugezogen werden, nachdem die hinweisgebende Person dem zugestimmt hat.
   

5. Schutz und Privatsphäre

Schutz des Hinweisgebers im Falle von nicht anonymen Whistleblowing

Personen, die einen ernsthaften Verdacht bzw. Bedenken gemäß diesen Richtlinien melden, laufen nicht Gefahr, deswegen ihre Arbeit zu verlieren oder unter irgendeiner Form von Sanktionen oder persönlichen Nachteilen leiden zu müssen. Sofern die hinweisgebende Person in gutem Glauben gehandelt hat, ist es unerheblich, ob sie falsch lag.

Unter Berücksichtigung der Privatsphäre der Personen, gegen die sich die Anschuldigungen gerichtet haben, und unter Einhaltung aller anderen Vertraulichkeitsaspekte wird eine hinweisgebende Person über die Untersuchungsergebnisse zu den Anschuldigungen auf dem Laufenden gehalten.

Falls eine mutmaßliche Straftat gemeldet wurde, wird die nicht-anonyme hinweisgebende Person informiert, dass ihre Identität gegebenenfalls im Rahmen eines Gerichtsverfahrens offengelegt werden muss.

VERARBEITUNG PERSONENBEZOGENER DATEN

Durch das Hinweisgebersystem können ggf. folgende personenbezogene Daten gesammelt werden, um die Fakten zu den gemeldeten Verfehlungen und unangemessenen Verhaltensweisen gemäß unseres Verhaltenskodex oder unseren internen Vorschriften zu untersuchen: zur in einer Nachricht genannten Person (falls nicht anonym), zu beteiligten Dritten. Diese Art der Verarbeitung beruht auf rechtlichen Verpflichtungen und dem berechtigten Interesse der Datenverantwortlichen, Reputationsrisiken zu vermeiden und eine ethische Geschäftstätigkeit zu fördern. Die im Rahmen dieser Verarbeitung zur Verfügung gestellten Beschreibungen und Fakten sind nur den zuständigen und autorisierten Personen vorbehalten, die diese Informationen vertraulich behandeln. Sie können Ihr Recht auf Auskunft, Berichtigung und Widerspruch sowie auf eingeschränkte Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten gemäß den lokalen Datenschutzgesetzen ausüben. Diese Rechte unterliegen vorrangigen Schutzmaßnahmen, die erforderlich sind, um die Vernichtung von Beweismitteln oder andere Behinderungen der Bearbeitung und Untersuchung des Falles zu verhindern. Daten werden innerhalb der EU gespeichert. Bei weiteren Fragen oder Beschwerden wenden Sie sich bitte an info@eos-sauna.de

LÖSCHUNG VON DATEN

Personenbezogene Daten, die in Whistleblowing-Meldungen und in Untersuchungsunterlagen enthalten sind, werden nach Abschluss der Untersuchung gelöscht, es sei denn, die personenbezogenen Daten müssen laut anderem geltenden Recht aufbewahrt werden. Die dauerhafte Löschung erfolgt 30 Tage nach Abschluss der Untersuchung. Untersuchungsunterlagen und Whistleblower-Meldungen, die archiviert werden, werden gemäß DSGVO anonymisiert; sie werden keine personenbezogenen Daten enthalten, anhand derer Personen in direkter oder indirekter Weise identifiziert werden können. 

BEAUFTRAGTE FÜR DEN SCHUTZ PERSONENBEZOGENE DATEN:

EOS Saunatechnik GmbH ist verantwortlich für die personenbezogenen Daten, die im Rahmen des Whistleblowing-Diensts verarbeitet werden.

VERARBEITENDE DER PERSONENBEZOGNEN DATEN:

WhistleB Whistleblowing Centre Ab (World Trade Centre, Klarabergsviadukten 70, SE-107 24 Stockholm), verantwortlich für den Whistleblowing-Dienst, einschließlich der Verarbeitung verschlüsselter Daten, wie z. B. Nachrichten von hinweisgebenden Personen. Weder WhistleB noch Subunternehmer können Nachrichten entschlüsseln und lesen. Das Unternehmen WhistleB und seine Daten verarbeitenden Subunternehmer können daher nicht auf lesbare Inhalte zugreifen.